فهرست مطالبی که در این نوشتار می‌خوانیم:

Space

Space محلی برای قرار دادن اطلاعات مرتبط به یکدیگر است. علاوه بر این، در Space افرادی که با یکدیگر  روی پروژه مشترکی کار می‌کنند (مثلا اعضای تیم)، تعامل دارند. به کمک space یک دسته‌بندی معنایی روی محتوا انجام می‌شود. هر space دارای file ،blogs، pages، homepage، comments و RSS مخصوص خودش است:

• homepage: اولین صفحه‌ای که وقتی وارد یک space می‌شویم، نشان داده می‌شود. می‌توان در آن لینک‌ها و راهنماهای لازم برای دسترسی به محتواهای این فضا را قرار داد.
• blog: می‌توان در آن پیام‌ها، اخبار، اطلاع‌رسانی‌ها و بروزرسانی‌های مهمی که نیاز است به اطلاع تمام اعضای space برسد، قرار داد.
• page: هر محتوایی که در space وجود دارد، یا page است، یا blog. در ادامه با مفهوم page بیشتر آشنا می‌شویم.

در کانفلوئنس می‌توانید هر تعداد space که مایل باشید، بسازید و سپس هر زمانی که دیگر به آن‌ها نیازی نداشتید آن‌ها را delete را archive کنید. (اگر archive کنید، یعنی در جستجوها نشان ندهد و اگر delete شود یعنی به طور کامل حذف کنید).

• نکته: space درون یک space دیگر نمی‌توان تعریف کرد. (space تودرتو نداریم)

هنگام ساخت یک space باید یک space key تعریف کنیم. این key یک شناسه منحصربفرد است (ترکیبی از حروف a-z و ارقام 9-0 باحداکثر طول 255) که بعدا نیز عوض نمی‌شود و کاربرد آن، در urlهای مربوطه است. همچنین هنگام ساخت space می‌توان از تمپلیت‌های از پیش تعریف شده استفاده کرده یا صرفا یک فضای خالی (blank space) ایجاد کرد. مثال‌هایی از تمپلیت‌های از پیش تعریف شده:

• Team space: مناسب برای زمانی که از کانفلوئنس به عنوان اینترانت یا مدیریت اعضا استفاده می‌شود. برجسته کردن اعضای تیم و دادن permissionهای لازم به آن‌ها. به عنوان مثال بعد ساختن space از این نوع، اعضای تیم همگی به صفحه اول یعنی homepage به طور خودکار اضافه می‌شوند.
• Knowledge base space: استفاده از جستجو و برچسب‌های صفحه برای اینکه محتوا راحت‌تر پیدا شود. (در خود homepage) همچنین شامل دو قالب صفحه برای مقالات how-to و troubleshooting است. قالب این صفحات کاملا قابل سفارشی‌سازی هستند. 
• Documentation space: در این space کل page tree در سایدبار نشان داده می‌شود و سایر لینک‌های سایدبار حذف می‌شوند.homepage نیز از جستجو و برچسب‌های صفحه برای راحت‌تر پیدا کردن صفحات استفاده می‌کند. اگر از برچسب "featured" برای هر صفحه‌ای در این space استفاده شود، لینک آن نیز در homepage قرار می‌گیرد.
• Software project space: این space مناسب  سازمان‌دهی پروژه نرم‌افزاری است. در صفحه homepage می‌توان roadmap را مشاهده یا ویرایش کرد و اعضای تیم را دید. صفحاتی نیز برای requirements، meeting notes، decisions، retros و غیره وجود دارد.

دسترسی‌های Space

هر space دسترسی‌های خاص خودش را دارد، بنابراین می‌توان در هر space به افراد مرتبط به آن، دسترسی‌های مناسبی اعطا کرد.

کسی که یک space را می‌سازد، به طور خودکار ادمین آن space است البته میتواند بعدا افراد دیگری را نیز ادمین کند. ادمین می‌تواند دسترسی‌ها را تنظیم کند. مثلا چه افرادی مجاز به دیدن هستند، چه کسانی می‌توانند ویرایش کنند، تغییر لوگو، رنگ، سایدبار و غیره.

ادمین یک space لزومی ندارد ادمین اصلی کانفلوئنس باشد. به عبارتی می‌توان تنها در محدوده‌ی یک space به یک کاربر دسترسی‌های ویژه‌ای اعطا کرد. خلاصه‌ای از این دسترسی‌ها در جدول زیر ذکر شده است:

دسته‌بندی Space

دو گروه اصلی space تعریف شده است:

• Site spaces: به این فضاها، global spaces نیز گفته می‌شود. در این جا هر کاربر با سایرین تعامل دارد.
• Personal spaces: هر کاربر کانفلوئنس می‌تواند برای خود یک space بسازد و آن را private یا public کند. در حالت اول کسی این space را نمی‌بیند و در حالت دومی سایرین میتوانند آن را ببینند یا ویرایش کنند. 

استفاده از Space

چگونه از space استفاده کنیم؟

• Team spaces: در این حالت هر تیم برای خود یک فضای کاری ایجاد می‌کند. مثلا تیم منابع انسانی، پشتیبانی، بازاریابی و ... هر کدام یک فضای کاری مخصوص خودشان دارند.
• Project spaces: در این حالت به ازای هر پروژه یک فضای کاری ایجاد می‌شود. بنابراین تمام افرادی که روی آن پروژه کار می‌کنند (حتی از تیم‌های مختلف)، می‌توانند با یکدیگر تعامل داشته باشند. 
• Personal space: هر کاربر می‌تواند یک فضای کاری خصوصی داشته باشد. به عنوان مثال لیست تسک‌های to do را در آن نگه دارد، پیش‌نویس محتوا را قبل به اشتراک‌گذاری با سایرین، بنویسد، shortcut به محتواهایی که غالبا استفاده می‌کند، نگه دارد، ایده‌های خود را بنویسد و غیره.

Page

مفهوم پرکاربرد دیگر در کانفلوئنس، Page یا صفحه است. هر Space شامل تعدادی صفحه است و این صفحات ساختار سلسله مراتبی دارند. (پس Pageها تودرتو نیز می‌توانند تعریف شوند و از این طریق می‌توان آن‌ها را سازماندهی کرد.)

درون یک space یک نوار سایدبار وجود دارد که ساختار سلسله مراتبی صفحات را نشان می‌دهد و از این طریق می‌توان به هر صفحه دسترسی پیدا کرد.

label

label یا برچسب به نوعی تگ یا کلیدواژه یا کلمه کلیدی هر صفحه، blog posts یا attachments است که صفحات مرتبط را گروه‌بندی می‌کند. به عنوان مثال می‌توان از برچسب "حسابداری" برای تمام صفحاتی که به حسابداری مرتبط هستند، استفاده کرد. با این کار می‌توان بعدا هنگام جستجو به تمام صفحاتی که چنین برچسبی دارند، دسترسی داشت یا به طور کلی جستجو را براساس برچسب انجام داد.

هر صفحه می‌تواند به تعداد دلخواه label داشته باشد.

Watch

اگر بخواهید تغییرات یک صفحه یا blog post را دنیال کنید، باید آن را watch کنید. Watching یک محتوا یعنی شما ایمیلی به ازای هر تغییری مانند ویرایش، حذف، کامنت و غیره که در آن محتوا رخ دهد، دریافت می‌کنید. همچنین می‌توانید Watcherهای space خودتان را مدیریت کنید. (نیاز است دسترسی آن را داشته باشید.) این امکان برای جایی مفید است که پروژه جدیدی ایجاد کرده‌اید و می‌خواهید افراد خاصی را از پیشرفت آن مطلع کنید.

Export

می‌توان محتوای یک یا چندین صفحه یا کل space را export کرد. قالب‌های موجود: word، pdf، html، xml

Editor

به کمک ادیتور کانفلوئنس می‌توان انواع محتواها را ایجاد و ویرایش کرد. مثال‌هایی از قابلیت‌های این ادیتور:

• افزودن فایل، تصویر، لینک، عکس، جدول، ماکرو
• نوشتن متن و تغییر سایز و رنگ و فونت، قابلیت bold و italic و underline، تغییر جهت متن، افزودن یا حذف تو‌رفتگی
• قابلیت undo و redo
• تعیین نوع متن: پاراگراف، تیتر از 1 تا 6 و غیره
• قابلیت نوشتن پیش‌نویس و عدم انتشار

Macro

ابزاری برای غنی کردن محتوای صفحه است. برخی از انواع Macroهای پراستفاده:

• ایجاد فهرست مطالب 
• نمایش فرزندان صفحه
• جستجوی زنده در صفحه
• افزودن چارت
• افزودن roadmap
• افزودن code

Move and Reorder Pages

راحت‌ترین راه برای ایجاد صفحه در جای درست این است که وارد جایی بشوید که می‌خواهد parent آن باشد. مثلا اگر می‌خواهید صفحه مستقیما در خود space باشد، وقتی وارد space شدید، create را بزنید. اگر صفحه دیگری parent این صفحه است، وارد آن صفحه شوید و بعد create را بزنید.

بعد از ساخت صفحه هم می‌توانید جای آن را در space تغییر دهید. راه‌حل: Space tools > Reorder pages

برای انتقال یک صفحه به space دیگر نیاز است مجوز این کار را داشته باشید.

Page Layouts, Columns and Sections 

استفاده از layout تاثیر بسیار خوبی روی مخاطب دارد. layout به نمایش بهتر محتوا کمک می‌کند. با استفاده از layout می‌توان section و columnهایی به صفحه اضافه کرد.

برای افزودن layout دو راه وجود دارد:

• استفاده از  page layouts برای افزودن section و column
• استفاده از macros برای افزودن section و column

ایجاد صفحه با template

هنگام ساخت صفحه می‌توان از تمپلیت‌های از قبل آماده شده استفاده کرد. تعدادی از این تمپلیت‌ها از قبل موجود است (یا از طریق Marketplace قابل دسترسی است) و یا حتی می‌توانیم تمپلیت دلخواه خود را ایجاد کنیم.

مثال‌هایی از تمپلیت‌های پراستفاده:

 meeting notes template: مناسب برای نوشتن نکات جلسات تیم و مشخص کردن تسک‌ها

requirements template: مناسب برای تعیین نیازمندی‌های محصول و ساخت issueهای مرتبط جیرا از صفحه

ساخت template جدید

در کانفلوئنس دو دسته تمپلیت موجود است:

• Space templates: این تمپلیت‌ها فقط در یک space در دسترس خواهند بود. اگر دسترسی admin یک space را داشته باشید، می‌توان از طریق space administration screen تمپلیت جدید را تعریف کرد.
  • Space tools → Content Tools  → Templates → Create new template
• Global templates: این تمپلیت‌ها در هر spaceای در دسترس خواهند بود.اگر دسترسی admin کانفلوئنس را داشته باشید، می‌توان از طریق Confluence Administration Console تمپلیت جدید را تعریف کرد.
  •  General Configuration Global Templates and Blueprints → Add New Global Template

جستجو در کانفلوئنس

زمانی که عبارتی برای جستجو وارد می‌کنیم، کانفلوئنس در تمام spaceها می‌گردد. (شامل personal spaces)

همچنین داخل محتوای فایل‌های پیوست‌شده نیز جستجو می‌کند.

البته نتایج جستجو، براساس مجوزهای کاربر است. بنابراین فقط نتایجی نشان داده می‌شود که کاربر مجاز به دیدن آن‌ها باشد.

فیلترهایی برای امکان جستجوی موثرتر نیز وجود دارد. به عنوان مثال می‌توان جستجو را محدود به یک space خاص کرد. جستجو می‌تواند برای محتوای ایجاد شده توسط یک کاربر خاص، نوع محتوا، برچسب و غیره نیز فیلتر شود.

امکانات پیشرفته‌تری برای جستجو از طریق ایجاد امکان نوشتن کوئری نیز وجود دارد. (با استفاده از Confluence search syntax)

معرفی برخی از پلاگین‌های مفید

draw.io

 draw.io یک ابزار قدرتمند برای طراحی و ایجاد نمودارهای حرفه‌ای در صفحات کانفلوئنس است. این پلاگین به کاربران امکان می‌دهد فلوچارت‌ها، دیاگرام‌های UML، نقشه‌های معماری، مدل‌های فرآیندی و سایر نمودارهای بصری را مستقیماً در کانفلوئنس طراحی و ویرایش کنند. برای اطلاعات بیشتر اینجا را کلیک کنید.

Viewtracker

 افزونه Viewtracker - Analytics for Confluence یک ابزار تحلیل و ردیابی برای کانفلوئنس است که به تیم‌ها کمک می‌کند میزان بازدید صفحات، تعامل کاربران و تأثیر مستندات را بررسی کنند. این افزونه گزارش‌های دقیق و قابل تنظیمی درباره تعداد بازدیدها، ویرایش‌ها و مشارکت کاربران ارائه می‌دهد و به شناسایی محتوای پرکاربرد کمک می‌کند. برای اطلاعات بیشتر اینجا را کلیک کنید.

Karma

Karma یک ویرایشگر بصری (WYSIWYG) رایگان و کاربرپسند است که برای بهبود ظاهر و کارایی صفحات کانفلوئنس طراحی شده است. این افزونه با ارائه یک رابط Drag & Drop و بیش از ۲۰۰ قالب از پیش‌ساخته‌شده، به کاربران کمک می‌کند تا بدون نیاز به دانش کدنویسی، صفحات جذابی مانند نقشه‌های راه، بلاگ‌ها، صفحات پروژه و مراکز راهنما ایجاد کنند. برای اطلاعات بیشتر اینجا را کلیک کنید.

منابع

Documentation for Confluence 7.20

برای admin و user نسخه جدا هم وجود دارد، فایلی که پیوست کردم نسخه تجمیع شده این دو است.

برای user guide دو نوع داکیومنت موجود است: cloud و Data Center and Server documentation که دومی در فایل زیر قرار دارد.