کانفلوئنس مکانی برای ساختن، سازماندهی و به اشتراک گذاشتن محتوا با سایر اعضای تیم است. این ابزار یکی از محصولات شرکت Atlassian است و مستندات کامل و دقیقی دارد و یادگیری و استفاده از آن نیز آسان است.

فهرست مطالبی که در این نوشتار می‌خوانیم:

Space

Space در واقع محلی برای قرار دادن اطلاعات مرتبط به یکدیگر است. علاوه بر این، در Space افرادی که با یکدیگر  روی پروژه مشترکی کار می‌کنند (مثلا اعضای تیم)، تعامل دارند. به کمک space یک دسته‌بندی معنایی روی محتوا انجام می‌شود. هر space دارای file ،blogs، pages، homepage، comments و RSS مخصوص خودش است:

• homepage: اولین صفحه‌ای که وقتی وارد یک space می‌شویم، نشان داده می‌شود. می‌توان در آن لینک‌ها و راهنماهای لازم برای دسترسی به محتواهای این فضا را قرار داد.
• blog: می‌توان در آن پیام‌ها، اخبار، اطلاع‌رسانی‌ها و بروزرسانی‌های مهمی که نیاز است به اطلاع تمام اعضای space برسد، قرار داد.
• page: هر محتوایی که در space وجود دارد، یا page است، یا blog. در ادامه با مفهوم page بیشتر آشنا می‌شویم.

در کانفلوئنس می‌توان هر تعداد space که مایل باشید، بسازید و سپس هر زمانی که دیگر به آن‌ها نیازی نداشتید آن‌ها را delete را archive کنید. (اگر archive کنید، یعنی در جستجوها نشان ندهد و اگر delete شود یعنی به طور کامل حذف کنید).

• نکته: space درون یک space دیگر نمی‌توان تعریف کرد. (space تودرتو نداریم)

هنگام ساخت یک space باید یک space key تعریف کنیم. این key یک شناسه منحصربفرد است (ترکیبی از حروف a-z و ارقام 9-0 باحداکثر طول 255) که بعدا نیز عوض نمی‌شود و کاربرد آن، در urlهای مربوطه است. همچنین هنگام ساخت space می‌توان از تمپلیت‌های از پیش تعریف شده استفاده کرده یا صرفا یک فضای خالی ایجاد کرد. مثال‌هایی از تمپلیت‌های از پیش تعریف شده:

• Team space
• Knowledge base space
• Documentation space
• Software project space

دسترسی‌های Space

هر space دسترسی‌های خاص خودش را دارد، بنابراین می‌توان در هر space به افراد مرتبط به آن، دسترسی‌های مناسبی اعطا کرد.

کسی که یک space را می‌سازد، به طور خودکار ادمین آن space است البته میتواند بعدا افراد دیگری را نیز ادمین کند. ادمین می‌تواند دسترسی‌ها را تنظیم کند. مثلا چه افرادی مجاز به دیدن هستند، چه کسانی می‌توانند ویرایش کنند، تغییر لوگو، رنگ، سایدبار و غیره.

ادمین یک space لزومی ندارد ادمین اصلی کانفلوئنس نباشد. به عبارتی می‌توان تنها در محدوده‌ی یک space به یک کاربر دسترسی‌های ویژه‌ای اعطا کرد. خلاصه‌ای از این دسترسی‌ها در جدول زیر ذکر شده است:

دسته‌بندی Space

دو گروه اصلی space تعریف شده است:

• Site spaces: به این فضاها، global spaces نیز گفته می‌شود. در این جا هر کاربر با سایرین تعامل دارد.
• Personal spaces: هر کاربر کانفلوئنس می‌تواند برای خود یک space بسازد و آن را private یا public کند. در حالت اول کسی این space را نمی‌بیند و در حالت دومی سایرین میتوانند آن را ببینند یا ویرایش کنند.

استفاده از Space

چگونه از space استفاده کنیم؟

• Team spaces: در این حالت هر تیم برای خود یک فضای کاری ایجاد می‌کند. مثلا تیم منابع انسانی، پشتیبانی، بازاریابی و ... هر کدام یک فضای کاری مخصوص خودشان دارند.
• Project spaces: در این حالت به ازای هر پروژه یک فضای کاری ایجاد می‌شود. بنابراین تمام افرادی که روی آن پروژه کار می‌کنند (حتی از تیم‌های مختلف)، می‌توانند با یکدیگر تعامل داشته باشند. 
• Personal space: هر کاربر می‌تواند یک فضای کاری خصوصی داشته باشد. به عنوان مثال لیست تسک‌های to do را در آن نگه دارد، پیش‌نویس محتوا را قبل به اشتراک‌گذاری با سایرین، بنویسد و غیره.

Page

مفهوم پرکاربرد دیگر در کانفلوئنس، Page یا صفحه است. هر Space شامل تعدادی صفحه است و این صفحات ساختار سلسله مراتبی دارند. (پس Pageها تودرتو نیز می‌توانند تعریف شوند و از این طریق می‌توان آن‌ها را سازماندهی کرد.)

درون یک space یک نوار سایدبار وجود دارد که ساختار سلسله مراتبی صفحات را نشان می‌دهد و از این طریق می‌توان به هر صفحه دسترسی پیدا کرد.

label

label یا برچسب به نوعی تگ یا کلیدواژه یا کلمه کلیدی هر صفحه، blog posts یا attachments است که صفحات مرتبط را گروه‌بندی می‌کند. به عنوان مثال می‌توان از برچسب "حسابداری" برای تمام صفحاتی که به حسابداری مرتبط هستند، استفاده کرد. با این کار می‌توان بعدا هنگام جستجو به تمام صفحاتی که چنین برچسبی دارند، دسترسی داشت یا به طور کلی جستجو را براساس برچسب انجام داد.

هر صفحه می‌تواند به تعداد دلخواه label داشته باشد.

Watch

اگر بخواهید تغییرات یک صفحه یا blog post را دنیال کنید، باید آن را watch کنید. Watching یک محتوا یعنی شما ایمیلی به ازای هر تغییری مانند ویرایش، حذف، کامنت و ... که در آن محتوا رخ دهد، دریافت می‌کنید. همچنین می‌توانید Watcherها یعنی کسانی که محتوایی را watch می‌کنند، مدیریت کنید.