کانفلوئنس مکانی برای ساختن، سازماندهی و به اشتراک گذاشتن محتوا با سایر اعضای تیم است. این ابزار یکی از محصولات شرکت Atlassian است و مستندات کامل و دقیقی دارد و یادگیری و استفاده از آن نیز آسان است.
فهرست مطالبی که در این نوشتار می‌خوانیم:
Space
Space در واقع محلی برای قرار دادن اطلاعات مرتبط به یکدیگر است. علاوه بر این، در Space افرادی که با یکدیگر روی پروژه مشترکی کار می‌کنند (مثلا اعضای تیم)، تعامل دارند. به کمک space یک دسته‌بندی معنایی روی محتوا انجام می‌شود. هر space دارای file ،blogs، pages، homepage، comments و RSS مخصوص خودش است:
- homepage: اولین صفحه‌ای که وقتی وارد یک space می‌شویم، نشان داده می‌شود. می‌توان در آن لینک‌ها و راهنماهای لازم برای دسترسی به محتواهای این فضا را قرار داد.
- blog: می‌توان در آن پیام‌ها، اخبار، اطلاع‌رسانی‌ها و بروزرسانی‌های مهمی که نیاز است به اطلاع تمام اعضای space برسد، قرار داد.
- page: هر محتوایی که در space وجود دارد، یا page است، یا blog. در ادامه با مفهوم page بیشتر آشنا می‌شویم.
در کانفلوئنس می‌توان هر تعداد space که مایل باشید، بسازید و سپس هر زمانی که دیگر به آن‌ها نیازی نداشتید آن‌ها را delete را archive کنید. (اگر archive کنید، یعنی در جستجوها نشان ندهد و اگر delete شود یعنی به طور کامل حذف کنید).
- نکته: space درون یک space دیگر نمی‌توان تعریف کرد. (space تودرتو نداریم)
هنگام ساخت یک space باید یک space key تعریف کنیم. این key یک شناسه منحصربفرد است (ترکیبی از حروف a-z و ارقام 9-0 باحداکثر طول 255) که بعدا نیز عوض نمی‌شود و کاربرد آن، در urlهای مربوطه است. همچنین هنگام ساخت space می‌توان از تمپلیت‌های از پیش تعریف شده استفاده کرده یا صرفا یک فضای خالی ایجاد کرد. مثال‌هایی از تمپلیت‌های از پیش تعریف شده:
- Team space: مناسب برای زمانی که از کانفلوئنس به عنوان اینترانت یا مدیریت اعضا استفاده می‌شود. برجسته کردن اعضای تیم و دادن permissionهای لازم به آن‌ها. به عنوان مثال بعد ساختن space از این نوع، اعضای تیم همگی به صفحه اول یعنی homepage به طور خودکار اضافه می‌شوند.
- Knowledge base space: استفاده از جستجو و برچسب‌های صفحه برای اینکه محتوا راحت‌تر پیدا شود. (در خود homepage) همچنین شامل دو قالب صفحه برای مقالات how-to و troubleshooting است. قالب این صفحات کاملا قابل سفارشی‌سازی هستند.
- Documentation space: در این space کل page tree در سایدبار نشان داده می‌شود و سایر لینک‌های سایدبار حذف می‌شوند.homepage نیز از جستجو و برچسب‌های صفحه برای راحت‌تر پیدا کردن صفحات استفاده می‌کند. اگر از برچسب "featured" برای هر صفحه‌ای در این space استفاده شود، لینک آن نیز در homepage قرار می‌گیرد.
- Software project space:
دسترسی‌های Space
هر space دسترسی‌های خاص خودش را دارد، بنابراین می‌توان در هر space به افراد مرتبط به آن، دسترسی‌های مناسبی اعطا کرد.
کسی که یک space را می‌سازد، به طور خودکار ادمین آن space است البته میتواند بعدا افراد دیگری را نیز ادمین کند. ادمین میتواند دسترسی‌ها را تنظیم کند. مثلا چه افرادی مجاز به دیدن هستند، چه کسانی میتوانند ویرایش کنند، تغییر لوگو، رنگ، سایدبار و غیره.
ادمین یک space لزومی ندارد ادمین اصلی کانفلوئنس نباشد. به عبارتی می‌توان تنها در محدوده‌ی یک space به یک کاربر دسترسی‌های ویژه‌ای اعطا کرد. خلاصه‌ای از این دسترسی‌ها در جدول زیر ذکر شده است:
| ردیف | دسته‌بندی | مجوز | توضیح |
|---|---|---|---|
| 1 | All | View | دسترسی برای دیدن محتوای این space |
| Delete own | دسترسی حذف هر محتوایی مانند page، blog، attachment، comment که خود فرد در این space ایجاد کرده است. (صرف نظر از آن که سایر کاربران متعاقبا آن را ویرایش کرده‌اند یا خیر) | ||
| 2 | Pages | Add page | دسترسی ایجاد هر صفحه یا ویرایش صفحات موجود (با فرض آن که صفحه restricted برای ویرایش نباشد) |
| Delete page | دسترسی حذف هر صفحه‌ای در این space | ||
| 3 | Blog | Add blog | دسترسی ایجاد پست جدید بلاگ یا ویرایش پست‌های موجود (با فرض آن که پست‌ها restricted برای ویرایش نباشند) |
| Delete blog | دسترسی حذف هر پست بلاگ، همچنین برای انتقال یک پست یا صفحه به اسپیس دیگر، این دسترسی نیاز است. | ||
| 4 | Attachments | Add attachment | دسترسی آپلود فایل‌ها در صفحات و پست‌های بلاگ |
| Delete attachment | دسترسی حذف فایل‌ها در صفحات و پست‌های بلاگ | ||
| 5 | Comments | Add comments | دسترسی اضافه کردن کامنت به صفحه، پست بلاگ یا فایل پیوست شده |
| Delete comments | دسترسی حذف کردن هر کامنت یک صفحه، پست بلاگ یا فایل پیوست شده | ||
| 6 | Restrictions | Add restrictions | دسترسی ایجاد restriction در سطح صفحه یا پست بلاگ، می‌توان یک صفحه را از نظر دیدن محدود کرد یا می‌توان صرفا ویرایش آن را محدود کرد. |
| Add restrictions | دسترسی حذف هر restriction رو صفحه یا پست بلاگ | ||
| 7 | Delete mail | دسترسی حذف mail items که در این space آرشیو شده‌اند. *این یک ویژگی متداول نیست و به طور پیش‌فرض نیز فعال نمی‌باشد. نیاز است پلاگین Confluence Mail Archiving برای این کار نصب شود. | |
| 8 | Space | Export space | دسترسی export همه‌ی محتواهای space به pdf، html یا xml |
| Admin | دسترسی به همه‌ی space administration tools |
دسته‌بندی Space
دو گروه اصلی space تعریف شده است:
- Site spaces: به این فضاها، global spaces نیز گفته می‌شود. در این جا هر کاربر با سایرین تعامل دارد.
- Personal spaces: هر کاربر کانفلوئنس میتواند برای خود یک space بسازد و آن را private یا public کند. در حالت اول کسی این space را نمی‌بیند و در حالت دومی سایرین میتوانند آن را ببینند یا ویرایش کنند.
استفاده از Space
چگونه از space استفاده کنیم؟
- Team spaces: در این حالت هر تیم برای خود یک فضای کاری ایجاد می‌کند. مثلا تیم منابع انسانی، پشتیبانی، بازاریابی و ... هر کدام یک فضای کاری مخصوص خودشان دارند.
- Project spaces: در این حالت به ازای هر پروژه یک فضای کاری ایجاد می‌شود. بنابراین تمام افرادی که روی آن پروژه کار می‌کنند (حتی از تیم‌های مختلف)، میتوانند با یکدیگر تعامل داشته باشند.
- Personal space: هر کاربر میتواند یک فضای کاری خصوصی داشته باشد. به عنوان مثال لیست تسک‌های to do را در آن نگه دارد، پیش‌نویس محتوا را قبل به اشتراک‌گذاری با سایرین، بنویسد، shortcut به محتواهایی که غالبا استفاده می‌کند، نگه دارد، ایده‌های خود را بنویسد و غیره.
Page
مفهوم پرکاربرد دیگر در کانفلوئنس، Page یا صفحه است. هر Space شامل تعدادی صفحه است و این صفحات ساختار سلسله مراتبی دارند. (پس Pageها تودرتو نیز میتوانند تعریف شوند و از این طریق می‌توان آن‌ها را سازماندهی کرد.)
درون یک space یک نوار سایدبار وجود دارد که ساختار سلسله مراتبی صفحات را نشان می‌دهد و از این طریق می‌توان به هر صفحه دسترسی پیدا کرد.
label
label یا برچسب به نوعی تگ یا کلیدواژه یا کلمه کلیدی هر صفحه، blog posts یا attachments است که صفحات مرتبط را گروه‌بندی می‌کند. به عنوان مثال می‌توان از برچسب "حسابداری" برای تمام صفحاتی که به حسابداری مرتبط هستند، استفاده کرد. با این کار می‌توان بعدا هنگام جستجو به تمام صفحاتی که چنین برچسبی دارند، دسترسی داشت یا به طور کلی جستجو را براساس برچسب انجام داد.
هر صفحه میتواند به تعداد دلخواه label داشته باشد.
Watch
اگر بخواهید تغییرات یک صفحه یا blog post را دنیال کنید، باید آن را watch کنید. Watching یک محتوا یعنی شما ایمیلی به ازای هر تغییری مانند ویرایش، حذف، کامنت و غیره که در آن محتوا رخ دهد، دریافت می‌کنید. همچنین می‌توانید Watcherهای space خودتان را مدیریت کنید. (نیاز است دسترسی آن را داشته باشید.) این امکان برای جایی مفید است که پروزه جدیدی ایجاد کرده‌اید و می‌خواهید افراد خاصی را از پیشرفت آن مطلع کنید.
منابع
Documentation for Confluence 7.20 (user, admin, completed)